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Im Rahmen der Digitalisierung konzentrieren sich die großen Anbieter von Softwaretools in der Regel auf mittelständische Unternehmen und Konzerne. Kleine Unternehmen profitieren derzeit nur selten von deren Lösungen, da diese oft zu komplex oder schlicht zu teuer sind. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen einige Tools die entweder kostenlos oder sehr günstig und in jedem Fall einfach anzuwenden sind.

Neben dem bekannten und vielfach eingesetzten Microsoft Outlook gibt es mittlerweile sehr ausgereifte und nützliche Produkte von Google. Diese Softwaretools greifen hervorragend ineinander und bieten dem Anwender einiges an Mehrwert.

Google Dienste

Der Klassiker von Google – GMail – ist über die Jahre immer weiter entwickelt worden und bietet heute eine Fülle an nützlichen Funktionen. Wer etwas Neues versuchen möchte und – je nach Geschmack – eine durchaus andere Sicht auf seine Emails, Erinnerungen und projektspezifische Kommunikation erhalten will, ist mit Inbox von Google eventuell besser beraten.

Ebenfalls sehr umfangreich und anwenderfreundlich ist inzwischen der Kalender von Google, inklusive seiner Freigabe- und Termineinladungsfunktionen.

Der Cloudspeicher Google Drive ist mehr als nur ein reiner Online-Speicher. Es ist eine recht brauchbare Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation, eine Präsentations-App, eine Formularfunktion (für Online-Umfragen) und ein einfaches Zeichenprogramm integriert.

Relativ selten genutzt werden Google Notizen, obwohl diese neben vielen Optionen für die eigentliche Inhaltsgestaltung auch nützliche Features anbieten, wie etwa eine ortsbezogene Erinnerungsfunktion.

Ein besonders nützlicher Dienst für Arbeitsplätze im Homeoffice oder im Außendienst Tätige ist Google Cloud Print, denn hiermit können Sie Dokumente über Internet an einen Cloud Print fähigen Drucker senden.

Digitalisierung der Geschäftsprozesse für kleine Unternehmen

Speziell kleine Unternehmen oder Selbständige und Freiberufler sind auf günstige und dennoch zuverlässige und professionelle Softwaretools zur digitalen Abbildung der Geschäftsprozesse angewiesen.

Ein hervorragendes System, dass die Bereiche Vertrieb und Marketing, Finanzen, E-Mail und Zusammenarbeit,  Personal, Unternehmensprozesse und sogar IT und Helpdesk abdeckt ist Zoho. Die Plattform ist verhältnismäßig günstig, die einzelnen Produkte sind individuell oder im Paket buchbar und von Ihren Funktionen her für Unternehmen vom Selbständigen bis zum Mittelständler geeignet.

Einen eigenen Fileserver zu betreiben kann man sich heute ersparen. Mit Lösungen wie beispielsweise Dropbox, Box.com oder auch Google Drive haben Sie einen überall verfügbaren Online-Speicher. Zusätzlich können Sie den gesamten Speicher oder Teile davon auf jedem beliebigen Computer synchronisieren, so daß die entsprechenden Daten auch offline verfügbar sind.

Softwaretools für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement

Digitalisierung bedeutet auch digitaler Informationsfluss. Vorbei sind die Zeiten von handgeschriebenen Notizen und Erinnerungen und erst Recht von ausgedruckten Projektplänen.

Als eine Art Wissensdatenbank oder auch als Ablage für wichtige Dokumente eignen sich Lösungen wie Evernote. Dieser Dienst ist einer der ältesten und bekanntesten für das strukturierte Ablegen (und Wiederfinden) von Informationen.

Eine einfache Aufgabenverwaltung (Todo-App) ist Todoist, die aber auch bereits die Möglichkeit bietet, im Team Aufgaben zu koordinieren. Wer mehr Funktionalität benötigt und in einem kleinen Team bereits eine sehr ausgereifte Projektmanagement-Lösung kostenlos nutzen möchte ist mit Asana gut bedient. Ein ebenfalls sehr interessante Softwaretool für das Projektmanagement auf Basis von Kanban ist Trello. Dieses System lässt sich sehr gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen und individualisieren.

Um die Kommunikation besonders in geografisch verteilten Teams oder in größeren Gruppen zu erleichtern, bietet sich der Klassiker Slack an. Diese Plattform hat sich quasi als Standard für die Teamkommunikation etabliert.

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